Im Zuge der Weiterentwicklung von Warenwirtschafts- und Faktura-Systemen hat die Nachfrage nach Digitalisierung von Prozessen zur Entwicklung von zahlreichen Commercial Zusatzmodulen geführt. Oft sind es auch Änderungen bei Teilprozessen, die eine spürbare Beschleunigung des Gesamtprozesses mit sich bringen. Einige dieser Projekte sind hier beispielhaft dargestellt:

Für die Firma Dinotec, einem der führenden Anbieter im Bereich Wasseraufbereitung, sollte das Angebotswesen wesentlich verbessert werden. Das Problem bei der Erstellung von schriftlichen Angeboten war es nicht, die einzelnen Datenblätter zusammenzusuchen, sondern die Tatsache, dass die entsprechenden Datenblätter nicht immer auf dem aktuellsten Stand waren. Besonders im Bereich Ersatzteile und Zubehör für diese technischen Produkte waren oft Anpassungen notwendig, die dann ältere Versionen von Produktdatenblättern obsolet werden ließen. Ziel des Projektes war es daher, die Datenblätter in der aktuellen Form direkt im Angebotsprozess ausdrucken zu können. Mit einem Mausklick wurde das Datenblatt erstellt, ob als Druckausgabe oder als digitales Dokument zur Versendung. Die einzige Voraussetzung hierfür war die regelmäßige Datenpflege im Warenwirtschaftssystem. Auf diese Weise konnten zusätzliche technische Informationen in Form eines gut designten Datenblattes den Kunden zur Verfügung gestellt werden. Einmal eingerichtet standen neue Datenblätter zur Verfügung, ohne dass die Marketingabteilung mit der Erstellung befasst werden musste. Welchen Vertrieb würde das nicht freuen?

Ziel war die komplette Integration des aktuellen und zukünftigen Webshopangebots aus der Warenwirtschaft. Dabei stand die Automatisierung aller Prozesse zur Aktualisierung des Webshopsangebots, einschließlich „Kauf auch Empfehlung“ und zeitlich befristeten Rabatt/Preisaktionen, im Vordergrund. Natürlich waren auch Bilder und andere Dokumente wie Ersatzteillisten und Zubehör inbegriffen. Auf diese Weise konnte nicht nur eine Menge Zeit gespart werden, sondern es wurden auch peinliche Übertragungsfehler vermieden. Als Beispiel sei genannt, dass 24 Stunden nachdem ein Sportmodehersteller einen Artikel als Auslaufartikel in seiner Artikelliste gekennzeichnet hatte, der Artikel im Shop wie beim Hersteller mit Abschlägen als Sonderaktion angeboten wird. Dieses Angebot war dann mehre Tage exklusiv, bis andere Anbieter reagieren konnten und nachzogen.    

Automatisierte Preis und Verfügbarkeitsabfrage aus Einzelhandels- und KFZ-Werkstattrecherchesystemen durch Etablierung eines Webservices erschließen neue Kunden, die das System nutzen. In der konkreten Aufgabenstellung reichte dabei die Übermittlung von zu 2 und zu 3 der Typenkennung aus dem KFZ-Schein, um das korrekte Ersatzteil im Bereich Turbolader zu ermitteln: Dem Kunden wurde dann ein automatisierten Angebot gemailt. Dieser Kundenservice stellt teilweise für viele Nutzer des Recherchesystems ein Alleinstellungsmerkmal dar, das den Prozess beschleunigt, da die Abwicklung nicht über den Großhändler als Zwischenebene läuft.

Bei weißer Ware oder Möbeln benötigt man eine Spedition zur Lieferung, teilweise auch mit der „Zweimann-Zustellung“. Die vom Kunden beauftragte Spedition hatte bereits bei der Abholung des LKW-Aufliegers alle Daten automatische digital übermittelt bekommen, um den Versand aller Lieferungen aus dem Container vorzubereiten. Damit konnte der Versand im Schnitt um einen Tag beschleunigt werden, das führte zu mehr Kundenzufriedenheit und schnelleren Zahlungseingängen. Letzteres wurde auch dadurch erreicht, dass die Kreditkarteneinzüge und Lastschrifteinzüge vom System automatisch nach Versandmeldung durchgeführt wurden.  

Kommt eine Adresse aus dem Shop oder anderen Online-System, oder wird die Kundenadresse im Callcenter erfasst, kann eine integrierte automatisierte Bonitätsprüfung dem Kunden direkt einen Kreditrahmen zuweisen. Aufgrund eines parametrisierten Systems kann der Händler dem Neukunden, die für ihn möglichen Zahlungskonditionen zuordnen. Der Händler kann selber einstellen, welche Partnerorganisation (wie zum Bürgel) die Daten liefert. Auf diese Weise können Zahlungsausfälle vermieden werden und man verfügt über ein flexibles Angebot möglicher Zahlungsarten. Fake-Bestellungen können so auch sicher erkannt werden. 

Was bei Online-Kunden schon lange üblich ist, gilt aber nicht für viele Großhändler und Dienstleister: Rechnungs- und Auftragspapiere per E-Mail versenden. Zeitgesteuert werden die Kundenrechnungen automatisch erzeugt. Für mehrere Aufträge an einen Kunden werden diese auf Wunsch zu Sammelrechnungen zusammengefasst. Die Rechnungen, die noch per Post versandt werden müssen, werden automatisch gedruckt. Danach werden alle EDI-FACT Rechnungen erzeugt und versandt. Zuletzt folgen in einem nächtlichen Lauf alle PDF-Versendungen. Da das bei unseren Kunden teilweise mehrere hundert Rechnungen am Tag waren, war und ist die Portoersparnis und die Zinsersparnis durch schnellere Zahlung nicht unerheblich.         

Adressqualifizierung korrigiert fehlerhafte Adresseingaben automatisch, findet falsche Adressen und Dubletten und macht den Versandprozess effektiver. Das Know-how unseres Partners wurde komplett in unsere Software integriert. Eine spätere Adressprüfung beim Versender wurde dadurch überflüssig und das Nachbearbeiten von Versandadressen und die Rücklieferung wegen Unzustellbarkeit durch den Paketdienstes vermieden. Die Eingabe von 9 Zeichen genügt um meine Frankfurter Adresse vollständig und korrekt einzugeben.    

Es gab zunächst viel Widerstand von den Servicetechnikern, als sie sich von den geliebten Serviceberichten verabschieden sollten. Drückten doch die komplizierten Berichtsbögen schon die ganze Kompetenz der ausgeführten Arbeiten aus. Dabei macht ein solches System das Leben einfacher. Die übermittelten Serviceaufträge waren schon vorausgefüllt. Anlagen- und Gerätenummer, der genaue Standort (suchen Sie auf einem Firmengelände in Frankfurt Höchst mal nach einem bestimmten Laborgerät oder einem Kopierer), Fehlerursache und benötigte Ersatzteile war schon da. Ausgeführte Arbeiten mussten nicht mehr beschrieben werden, sondern meist genügt ein Code. Ersatzteile die zum Gerät passen, werden einfach gefunden. Der Kunde kann in der neuesten Version direkt auf dem Bildschirm unterschreiben, der Ausdruck auf dem Thermotransferdrucker entfällt. Am nächsten Morgen steht der Auftrag zur Nachbereitung und Fakturierung bereit. Kein Entziffern mehr der kryptischen Eintragungen der Meister des Schraubenschlüssels. Die Mehrzahl der Servicemitarbeiten waren nach einer Eingewöhnungszeit begeistert von dem Servicesystem. Weniger Zeit für Bürokratie, heißt mehr Zeit für Wartungs- und Reparaturarbeiten, heißt mehr abrechenbarer Serviceumsatz.       

Eigentlich sollte bei unserem Kunden ein Scanner für die permanente Inventur zum Einsatz kommen. Nachdem der Lieferant des Scanners die Kundenwünsche nicht umsetzen konnte, haben wir der Firma Quintex eine App auf einem Smartphone als Alternative angeboten. Dabei kam das Scannen als Basisfunktion eines Android Gerätes zum Einsatz. Mit dem englischen Lieferanten wurde vereinbart, einen OCR-Code auf seinen chargenbezogenen Kabelrollen anzubringen, dessen inhaltliche Struktur von uns vorgegeben wurde. Die Chargennummer ist wichtig, da für explosionsgeschützte Räume nur zertifiziertes Equipment zum Einsatz kommen darf. Das bedeutet, dass es einen Nachweis geben muss, welche Charge wo verbaut wurde. Mit Hilfe unserer App wurden bei Anlieferung die OCR-Codes der Ware eingelesen. Nach Abschluss des Vorgangs wurden die Scanergebnisse verarbeitet. Der Wareneingang wurde nach zusätzlichen Plausibilitätsprüfungen im ERP-System verbucht. Wareneingang einfach gemacht!       

Insbesondere im Lebensmittelgroßhandel waren oft Großhandelsfunktionen mit Einzelhandels-Abholmärkten gekoppelt. Aber auch im Baufachhandel und bei KFZ-Teilen kamen unsere integrierten Lösungen zum Einsatz. Ob für Verkaufswagen auf Wochenmärkten oder in Obst- und Gemüseabteilungen – verschiedenste Waagen-Systeme, wie beispielsweise von Mettler©, wurden über Schnittstellen integriert. Die Kassen konnten dann aus dem Barcode der Waage die Kiloware, wie Fisch und Fleisch, abrechnen. Neben Kassensystemen von Wincor-Nixdorf© stand auch ein eigenes Kassensystem zur Verfügung. Unterschiedliche Scanner-Systeme und PDAs unterstützten die Kommissionierung und die (permanente) Inventur. Elektronische Etiketten vereinfachten die Preisauszeichnung. Auch dort gab es kundenangepasste Versionen, die jeweils Netto-, Brutto-, Einzel- und Gebindepreise anzeigten. Unsere Erfahrung bestand und besteht darin, diese unterschiedlichen Systeme nahtlos miteinander zu verknüpfen.  

Der Standard EDI-Fact ist weit verbreitet. Insbesondere die großen Hersteller im Baustoffbereich, im Lebensmittelsektor und bei technischen Produkten (Sanitär u.a.) setzen dieses Format ein. Wir haben Lebensmittelgroßhändler mit EDI-Fact ausgestattet, die damit Lieferungen und Rechnungen übermitteln. Ohne diese Form der Kommunikation würden sie bei den großen Ketten wie EDEKA nicht gelistet. Zentralregulierungen können die große Anzahl von Datensätzen nur mit Hilfe automatisierter Im- und Exporte von Auftragsdaten bewältigen. Für die automatisierte sichere Kommunikation arbeiten wir seit vielen Jahren mit einem erfahrenen Partner zusammen. Informationen darüber finden Sie in der Aufzählung unserer Partner.